烦透了天天开会 还我工作时间

 

　　创业孵化基地、开敞式办公平台，这些现下流行的办公环境其实不一定是种促进生产力的模式。许多办公室都应用了“开放式办公”理念，而这也恰恰是一个容易分散精力的模式。虽然开放的环境可以促进工作团队的感情，但持续的噪音也妨碍了个人注意力和工作效率。即使是最好的噪声消除耳机也无法阻挡那些手机铃声、大声聊天和喋喋不休的讨论。

 

　　作为脑力劳动者，不论是程序员还是数据分析师，在精力内耗和思维干扰中都无法有效工作。于是虽然人们每天都去上班，但真正的办公时间却是在工作时间之外，上班前、下班后、周末里，在家里、飞机上、咖啡厅……除了办公室。

 

　　如果我们想要在工作中更有效率就要改变这个办公模式，祛除干扰，创造长时间不间断的工作时间以便我们专心投入。但实现改变却非常难。在Atlassian公司的一项研究中，职员每个月大约有62场会议，其中半数被确认是无效会议。平均到每个月20天的工作时间里，几乎每天要开3.1场会。现在想象这些会分布在一天中的各个时段，在这些干扰下，员工将很难完成一项需要复杂思考的工作。

 

　　因此要保证独立思维和工作效率，我们必须夺回工作时间。

 

　　寻找工作和会议的平衡点

 

　　网络应用公司37signals的首席执行官和联合创始人贾森·弗雷德（Jason Fried）在其项目管理应用软件Basecamp中提到：会议就像盐，为了加强一道菜的口味要小心使用，撒得过多会毁了这道菜。我们要如何拯救自己的工作时间不被繁冗的会议占据？

 

　　1.每天保证2到4小时不间断的工作时间

 

　　如果你是一个早起的人，并且早上工作效率更高，那你更应该在白天保证一个专属于工作的时间段。在你的日程表中明确规划这一时间段内要做的任务，并且保证不把会议安排在这段时间里。

 

　　2.审查现有的会议邀请

 

　　每周检查日程，保证每个会议你都有确切目的和预期结果。如果对这两项有任何疑问，就该反思这个会是否值得你参加，是否该向主办人提出拒绝。

 

　　3.确保你参加的每一个会议都能解决一项具体问题如果你在被邀请参会却没有会议日程，就去向主办人要一份。每个会议都应该有一个清晰且独一无二的议程，这种概述至少要提前24小时拿到。

 

　　4.有多少会议要花费一个小时？

 

　　实际情况是，很少有某个会议要花一个小时去完成。如果有会议超过一个小时，那它多半是故意延时使自己填满预期的时间段。对于个人而言，你首先要把自己的开会时间定为30分钟到45分钟。为了让会议早早结束，你可以跟主持会议的人沟通，带动讨论并推动会议的进行。

 

　　5.无会工作日

 

　　这个设想有点难以实现，但如果是像Asana这样拥有超过100名员工的公司，就可以妥善安排工作周期保证某一天全天无会。这一决定需要高级管理层的支持，如果你所在的职位有资格提出建议，就去找正确的人沟通吧。

 

　　如果你不够幸运，工作的团队中没有建议实现“无会日”的通道，那就保证自己有一个没有会议的工作日，请同事不要在这一天找你开会。这样的行动会带动他人，在整个工作团队中创建起这样一个风气。

 

　　保证有效会议，拒绝毫无意义的交谈

 

　　效率大师林·曼恩（Merlin Mann）曾做过计算：如果一天的20%时间花在开会上，换算在一年中则代表你的会要从新年一直开到3月中旬。如果不能避免，就要想办法让我们消耗的这些时间变得有意义。

 

　　开会应该作为一个促进效率的工作方式让人们集思广益、共享信息、交换意见、讨论计划、达成合作，共同作出一个重要决定。这种沟通方式要对工作产生实际意义而非纸上谈兵，参会者和主持者都要对所参加的会议进行严格要求。

 

　　1.避免过分邀请

 

　　考量会议的目的，确定谁是有必要参加的，要知道每次开会都会让员工暂停他们正在进行的工作。在基于服务的商业模式中，时间是最重要的资源之一。如果你将五个人召集来开会，就意味着花费了五个工作时。假设一个小时产出价值200美元，你要如何将这五个人参加的会议价值发挥到1000美元？

 

　　2.禁止使用手机

 

　　当参会者检视手机的时候他的精力并没有放在会议讨论的问题上。如果手机是你会议进行中的一个干扰源，就把它禁止掉。

 

　　3.拟定会议议程

 

　　执行议程的拟定要尽量使用动词而非名词或形容词。每一个项目拟定明确的执行结果和负责人。例如，“同意广告文案测试进行下一步计划，马科斯负责。”要比“广告效果测试计划”更明确具体。

 

　　4.提前24小时分发议程

 

　　确保议程及时更新并提前24小时发送到参会者手中。这样他们可以衡量参会价值，提出意见并为开会做足够的准备。

 

　　5.准时开会

 

　　确保会议准时开始和结束。对于减少时间消耗这一点无需赘言。

 

　　6.为开会做充足准备

 

　　开会时你仅仅在场是不够的，让你参加的会议有价值，需要你对此做充分准备，让自己在这场会议中有明确定位，参加讨论让会议能得出明确结果。

 

　　频繁地开会是职场中干扰生产力、占据工作日的最大障碍。但实际上这种障碍在日常工作中时常出现。脑力劳动者尤其是那些创造性的工作要在没有干扰的情况下才最有效率，如果浪费工作时间就意味着私人时间将被占据。因此有意识地保证自己每天2到4个小时的无间断工作时间，或是保证自己能在每周的某一天没有任何会议干扰，这种行为艰难却重要。同时，在那些有必要参加的会议中发挥自己的作用推动其得出明确的结论。