用对时间的“逆向”法

　　在公司里，对时间的感知决定了我们何时开始工作，何时停下手中的活儿，但很多人对时间的感知是错误的，会受困于各种情况的干扰形成时间差，有点像刚从中国飞往美国的旅客，还停留在原来的时区。

　　我们为什么没有时间?没有时间的罪魁祸首不是我们没有时间，恰恰是因为时间太多造成的。有一句管理名言，把任务安排给最忙的人，这句话不是没有道理。

　　从不喜欢的事情做起

　　从“没有时间”的状态解脱出来，对时间进行管理并不是明智之举，因为真正要管理的是自己，不是时间。很少有人对分派下来的工作会兴奋得两眼发光，除非他是工作狂，恰巧分配下来的工作又是他最擅长且最喜欢做的。每个人都习惯避免做自己不擅长的事情，结果使得这一方面的能力愈加弱化，并且在心里形成一种惯性思维——“我没兴趣，也做不好，我并不喜欢做这件事情。”结果越来越不喜欢。

　　这时候就要面对一个问题，如何完成一项枯燥、自己又没有把握的工作呢?如何在8 个小时里不被随时而来的干扰或者欲望打断，最好的方法就是把时间分段，从最不喜欢的事情做起。

　　每天从最不喜欢的事情开始做起，坚持做完它，然后做第二件事情，一直做到最后一件才开始做你喜欢的事情。从心理上最困难的入手，在中途不要跳跃。做那些你不喜欢做的事情是一种强化训练，坚持下去，强化的效果会越来越大，最终你会觉得你有力量完成任何事情。

　　对于一些不能立刻着手或者不知道如何下手的工作，很多人的做法是想很久，掂量很久，又把它放回去。发生这样的状况，一定是我们未能对工作的本身进行清楚的判断和分析，或者说我们还没有找到有效的资源和支持来帮忙解决。很多人都有过这样的抱怨，“这工作真让人头痛。”试想如果工作轻松解决，不需要人的任何思考和作为，那么显然也就无法突显我们工作的价值和意义所在。当工作让人头痛时，记住永远不要把它放回去。处理“头痛”的工作采取“只处理一次”的原则，花两分钟判定它的实质和处理方法，将它拣出来后，一定不能再放回去。尽管有时候对事情处理一次并不一定就能收效，但是想办法把它往前推进，而不是拿起又把它放回去。

　　对干扰说NO

　　很多人到办公室之后，会发现很多事情，并不能自我排序，它们突如其来，让自己手忙脚乱，甚至最终影响到自己本来应该做的事情。

　　网络化办公，让我们身处于随时而来的干扰中，像即时通讯软件，如QQ、MSN 等大众电脑普遍都会运行的程序，除非公司有明文规定不让使用，对于大部分上班族来说，上班时的惯例就是登陆后就挂在那里，时不时就会有网友突如其来的“好意”、“美意”，如最新打折的运动鞋、超低的团购价、朝韩对话出现新转机、超级搞笑的图片，以及他最近的苦恼和快乐等等潮水般袭来，这个时候你能置之不理、视若无睹吗?一来一往，长篇对话就开始了，时间也就在键盘的敲敲打打中悄然流逝。避免干扰最简单有效的方法就是在工作期间不登陆这些即时通讯软件。

　　另外，你可能会接受领导临时指派的任务，同事有时还要麻烦你帮忙，这个时候，请一定要hold 住自己，对于同事请求帮忙、不是自己必须要做的事情，礼貌的拒绝或者说明自己正在做事，完成时间必须延后。要最终形成自己的节奏和秩序，而不是成为一个随时被打破秩序的人。

　　摆脱干扰，第一不要创造干扰产生的土壤，第二果断地对干扰说不。商务电话应该简明扼要，交待自己要说的，得到自己想要的信息，确认或澄清某件事实，三五分钟就可以结束了，至于抒情或者唠家常还是在时间充裕的时候表达比较合适，开会时将手机通通关掉或者处于静音档，在会议室和重要客户会谈时提醒同事不要敲门，如无必要不登陆QQ 或MSN 等，忙碌的时候对非份内的请求说“不”。

　　一心不得二用

　　大多数人都有过这样的经验：拿起一份文件，当对具体的处理措施不很确定时，思绪不由自主地落到另一桩事件上，大脑也随之开了小差。不管第一件事情多么棘手、让你有多厌恶，或者第二项工作你觉得更有把握、更具吸引力，注意力转移都是一个危险的信号：你把手头的工作扔到一边，继而开始一项更简单、更重要或者更有趣的事情，那么前项工作就积压在你的办公桌上。

　　一时一事对于提高工作效率非常有用，能提高我们的注意力，当重要任务分配下来时还可以激发能量、激情和灵感，相反如果这件事情被忽略掉或者暂时搁置一旁，只会让我们压力重重，激情和灵感尽失。训练自己集中精力处理一项工作，直到完成或找到解决的方式为止，这将有助于增加信心，同时避免了拖延的毛病，这种对自我控制的成就感会延伸到当天的每个时刻。

　　每天将类似的工作集中在一起处理，譬如要打十多个电话、回复多个人的邮件、找不同的人谈话、安排供应商见面等，基本上运用这种方式可以节约80% 的时间。当处理完一件事情后，在回顾这个过程时你都会有所思考，并且采取一些改善的措施，因此在接下来的工作中表现更加出色。

　　记住，永远不要在同一时间内做两件事，也别期望两件事情都可以做得很好。譬如一边写方案一边听音乐，一边打电话一边做报表，我敢说要不两样事情都做不好，要不其中一件事情做得很糟糕。

　　逆向甘特表

　　对于如何利用时间，我们可能订立无数个计划，然后被各种各样的琐事打败。现在，我们为你介绍一个逆向的订立计划的方法。

　　亨利·劳伦斯·甘特曾发明了一种衡量实际与预期生产记录之间关系的图表，被称为甘特表。它是一种线条图，横轴表示时间，纵轴表示要安排的活动，线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况，许多大型项目管理都用到这一图表，也适用于自我的管理和监督。不过它最大的问题在于当人们看到这张图时，只会感到时间的紧张和压迫。

　　甘特表只注重工作和工作完成情况，人们只有在按照计划完成工作后才能去享受美妙的休闲时光，在我们的内心深处完成工作并不是人们追求的终极方向，无忧无虑地享受过程才是最高准则。那我们不妨逆向思考，如果这张表标注的是日常生活和休闲娱乐活动，工作只是穿插其中。过程是快乐的，那么结果也是快乐的，听起来工作如期完成这个结果反而是副产品了，这会不会是一个大胆的创新呢?

　　制定逆向思维表有几个原则，第一首先列入的不是工作时间，而是尽量可能列入与工作无关的活动，这也是逆向思维表最大的不同之处。这些事情包括：

　　1 日常性事务，如吃饭、睡觉、通勤、打扫卫生等。

　　2 常规性事务，上课、购物、健身、看医生等

　　3 社会交际，约会、聚餐、参加沙龙等

　　4 自由活动，逛街、看电影、散步、喝茶等

　　这样列出来后，有助于满足生活和娱乐全部需要，我们才不会担心和焦虑工作剥夺了我们的乐趣，先让后勤有了保障后，前方冲锋陷阵才不会有后顾之忧，生活都安排得井井有条，那么工作也就能得心应手了。事实上很多抱怨时间不够用的人，最大的弊病在于他们总是先着眼于工作，其次才是生活，实际上生活才是时间安排的核心部分。

　　接着最重要的一点就是如何将工作穿插在其中，对于那些自由职业者或者时间可以弹性安排的人来说，工作时间变得随心所欲，但又同时不至于玩得忘乎所以。上班族还是得遵守公司上下班时间，因此在插入工作时相对灵活度小了很多。不过不管怎样安排生活和工作，最重要的是找到乐子，这样的方式有点类似于在观看电影时插播几条广告，广告虽然令人生厌，但如果影片让人很愉悦，这种不舒服的感觉还是会忽略过去的。

　　现在开始投入高效的工作中去吧，我们不再担心悬而未解的生活琐事，而且刚刚度过了一段美好时光，这个时候一定要让自己不间断工作30 分钟，这样才能列入到逆向工作表中，如果工作不到30 分钟就不要列入，这也是为了让注意力更加集中，从而可以全神贯注于当前的工作中，比起之前在办公桌前坐不到10 分钟，就开始插科打挥，注意力转移到其他无关紧要的事情上，这30 分钟将比以前的60 分钟取得的进展还要多。工作不一定要按照4 个小时不间断的标准进行，而是以30 分钟高度集中的有效时间来开展。碰到任何难题时也不能放弃这一原则，这是一个千载难逢的挑战自己的机会，心里暗暗对自己说，“再坚持一下，五分钟，一定可以找到解决的方法!”这样还可以慢慢规避以前碰到难题就趴下的不良习惯。