工作小窍门：如何处理积压的电子邮件

 

　　无论你是否像我一样因为桑迪曾“处在黑暗中”，你可能都会经历在同一时间积压的电子邮件。下面是如何处理一个无论什么原因而过载的邮箱的方式。

 

　　快速转变。无论你使用什么系统（例如，最重要最简单回复邮件优先），你都可以自由的进行转换。“处理积压邮件最糟糕的方式莫过于按照时间顺序一封接一封的处理了——这种方法太过分散，这通常需要你多次的扫描邮件，而你将不可避免的感到厌恶和不知所措，并让你错过重要邮件。而且，这种方式需要的时间太长了，”《从内到外的时间管理》的作者朱莉。摩根斯坦（JulieMorgenstern）说。她建议选择有意义的积极的类别，例如“发送产品信息”或“会议日程”，或者根据发信人（客户或老板）来区分邮件。

 

　　创建过滤或做标记。根据你使用的电子邮件系统，你可以过滤出直接发给你或者只发给你的信息（而不是只是抄送给你的邮件），或者标记出来自特定发信人的信息。“这些过滤器可以帮助让某些特定的邮件在你的收件箱中凸显出来。”时间管理顾问佩吉。邓肯（PeggyDuncan）说，她是《利用良好习惯、规范以及Outlook2007来征服积压的电子邮件》的作者。“分离这些重要的信息能够帮助你找出需要优先回复的邮件。”这样的话，你就可以留出时间仔细检查特定的文件夹，而不用来回滚动鼠标滑轮。例如，你可以整个小时都专注在处理你老板的邮件，然后用另外的整块时间来处理来自客户的邮件。

 

　　搜寻垃圾邮件。这些天来，至少有几个（或者几十个）他们不需要的邮件列表吧？无论是新闻通讯，购物广告或其他类型的垃圾邮件，你可以快速的合并它们以提高效率。“你可以完全删除它们，或者把它们转移到某个设置的文件夹中，在你的收件夹完全整理后再处理它们，”效率专家安德鲁。詹森（AndrewJensen）说。

 

　　保持住你的动力。要记住，你的目标就是要让你的收件箱在你的掌控之下，而不是处理你收到的每一条消息。追求完美会放慢你的速度，甚至可能让你在中途就放弃。“我们的目标并不是完成所有已分配给你的任务——而是处理你的收件箱并消除积压，这样你才能给回去工作，”效率顾问克莱。赫伯特（ClayHebert）说。

 

　　让人们了解延迟的原因。这不一定能让你缓慢的邮件回复变的更快，但是这能确保让他们更好的接受。“当你给标记过的客户和同事的邮件回复时，要因延迟而向他们道歉，”詹森说。距离来说，“要让他们知道你受到了飓风的影响，但你正在努力的恢复正常工作。这能够让那些精力旺盛并缺乏耐心的人给你一些喘息的时间，并给你更多的理解。