新手助理如何和忙碌上司沟通

 

　　读者来信

 

　　尊敬的顾问：

 

　　您好！最近工作上的不顺利让我很烦恼，真心希望您能好好地指点一下我。

 

　　我去年大学毕业，所学专业为质量管理。大四的时候，我本来是准备考公务员进质监局，可是无奈连笔试都没过，自然是没考上。毕业后我还想着说继续考公务员，就打算找一个比较清闲的工作，于是就成了现在这家公司的行政部专员。

 

　　参加工作后，我发现行政的工作其实很琐碎，也很忙碌。每天光上班就已经很累，根本没有时间备战公务员考试。另外，参加工作后，我的心态也发生了变化，觉得在企业里上班也挺好的，没必要抱着铁饭碗不放手。

 

　　就这样，一年过去了，我感觉自己的职场生活忙碌而充实。

 

　　上个月，我的工作任务和职责发生了一些变化。我们公司的一位副总裁提出需要一名助理，人力资源部在综合考量后和我们行政部领导商量，由我担任这一工作。

 

　　说实在的，这对我来说，是一个很好的锻炼机会，但是一个月的工作已经让我发现了很多问题。这位副总裁真的是很忙很忙，每次刚走进他办公室，话还没说两句，他就有电话进来，我只好出来，等待一会后估计电话接完了，再进去。可是没几分钟，我汇报和商量的工作还没结束，他的电话又进来了。

 

　　虽然说我之前也做过一年的行政工作，但基本都是领导安排好了，我只要照做就可以，汇报和商量没有现在这么多。

 

　　我觉得自己是一个很啰嗦的人，和别人沟通永远抓不到重点，所以汇报的时候确实很拖沓。有时候，他会直接打断我，问我究竟要说什么，弄得我自己也糊涂了。的确，凡事都有轻重缓急，可我的关注点总是和他不一样。好几次，我已经明显感觉到他对我的不满意，我很希望自己能尽快进入状态，不要被他辞退或者再次打回行政部，那样真的是太丢人。

 

　　现在，我对进入他的办公室也有阴影了，一方面怕时间不够自己没表达清楚，另一方面又怕他问起来，我不知道该怎么回答。可是作为助理，不和领导沟通怎么行呢？

 

　　尊敬的顾问，怎么样才能和领导在短时间内把我最想表达的事情说清楚？究竟怎么判断一件事情是不是领导希望最快解决的？如果领导问我的观点和看法，我应该怎么说？

 

　　读者：沈慧慧

 

　　回信

 

　　沈慧慧：

 

　　你好！感谢你的来信！

 

　　恭喜你迈向了职场生涯的新阶段。针对你的具体问题，我想先讲述一些理论性的观点，然后再告诉你一些实操性的方法，希望能对你有所帮助。

 

　　首先，你需要学会多角度去分析事情的轻重缓急和难易复杂程度，这是助理新人要学习的第一课。做到这一点，你需要时时刻刻从公司的文化价值观、上级的讲话报告、行为处事的风格、文件批转时间、来往人员等处多用心留意。千万不能仅从自己的单一角度去作判断，这样极有可能导致你所认为的重要事情和领导认为的重要事情并不相同。

 

　　其次，要学会管理好时间，对任何一次汇报都要有所准备，这是助理新人要学习的第二课。学会在短时间里要把关键问题抓住，提前把汇报的重点、逻辑等罗列清楚。在自己搞明白问题前必须注意倾听和理解上级的意图，避免因理解或者准备度不够而无法有效沟通。

 

　　当需要汇报或者表达意见时，尽量先讲结果再讲过程，先讲观点再讲依据。适当的时候给出几套建议方案再分析利弊，让领导来进行选择而不是让他来想方案。

 

　　再次，要自信、沉稳、真诚，以及不断地学习，这是助理的必备素质。要主动学习有关行业、战略、业务发展的知识、管理技能等。只有让自己不断充实起来，才能够自信从容地应对各种问题。

 

　　最后，在具体工作汇报上，也有一些小技巧，我请了公司里一位资深的助理来给你支个招。

 

　　先对汇报和商量的工作进行记录、整理、归类：哪些是紧急的，哪些是不急的；哪些是需要当面汇报的，哪些可以发微信、短信和邮件汇报的；哪些是一句两句就能说清楚的，哪些可能要占用比较多的时间商量的。

 

　　对于紧急的、一句两句可以汇报清楚的工作，可以视领导情况打电话或者当面汇报；对于不紧急的、一句两句可以汇报清楚的工作，可以在领导来找你时顺便汇报，或者在他进出办公室、上洗手间的空档说上两句；对于不紧急的，只需告知领导，不需要答复的工作，可以视文字长短选择发邮件、发短信，以及在他桌上留个便签纸等；对于比较复杂的、自己可能表述不清楚的事情，可以先发邮件或者递相关书面材料，并在邮件或文件上备注要点，让领导有个大致了解后再找机会汇报沟通。

 

　　此外，在时机上需要利用好几个时间：1.领导进出办公室，只要他没在打电话，你就有机会讲上两句；2.领导上洗手间的路上，来个偶遇也不错；3.领导有事来问你来找你，解决完后，赶紧把你要问的事接上；4.领导拿个什么文件给你或者叫你去拿，说明那个时候相对有心情对付你，你要把握好时机。

 

　　当你把那些小的、琐碎的事情在不经意间解决了，你就觉得轻松很多了，然后把精力集中处理和汇报复杂的事情上。预祝你未来在助理岗位上的发展能够成为你职业生涯中很有意义的一段经历！

 

　　黄怡

 

　　从事人资工作年限：15年

 

　　目前就职单位以及职务：华立集团人力资源部部长兼华立管理学院常务副院长

 

　　背景介绍：黄怡女士毕业于浙江大学心理与行为科学系，应用心理学专业。人力资源管理师、人才测评师职业资格。2001年进入东方通信人力资源管理领域，成功搭建东信分子公司人力资源平台体系；2005年进入华立集团，2007年开始全面负责集团公司人力资源工作；2011年接手担任华立管理学院的运营与管理工作，重塑华立管理学院定位，紧密结合人才战略，构建“十二五”关键人才发展计划“人才工程”。