有效沟通始于第一印象

    对演讲人的介绍刚刚完毕。在他身后，幻灯片上是他的姓名和公司名称。观众手里的材料上信息相同。问题是，他是如何开始的？

    “大家好！我叫加里？安德森（Gary Anderson），是Acme公司的董事总经理，今天我在这里要谈论的是关于……”演讲人再次失去了制造深刻的第一印象的机会。观众判断没有错，他们又是听一场毫无亮点的报告。商业领袖们总是忘记一句经典名言：“你再也没有第二次机会去留下第一印象。”在笔头和口头交流中，单调、乏味、平淡无奇的开场白实在是太容易了。

    当我们在设计演讲或撰写邮件或信件时，开头就直奔中心内容，可以接受，也许更加容易。我们如何去组织内容呢？什么样的语言比较合理？观众最在意什么？必须包括哪些方面？如果时间或空间允许，还可以选择哪些内容？在写完信件后，先暂时把它放在一边，然后再回过头来，全盘考虑你想给读者或听众传达的内容，并谨慎决定该如何做开场白。

    每年我们可能要参加上百场的工作演讲或专业会议。发言人的第一气息是否吸引人决定了我们是否愿意聆听。伊丽莎白？皮萨妮（Elizabeth Pisani）是一名爱滋病研究员，她采用的是非传统的实地研究方法。在2009年的TED （Technology Entertainment and Design）会议上，伊丽莎白首先看着观众，并说“人们做蠢事，那就是传播HIV的原因。”她一下子吸引住我们。接着，她分别讨论了四组不同的人群（吸毒者、性工作者、男同性恋者和制定公共卫生政策的蠢蛋），找出了每组人群的理性决定。她精心设计的开场白，不仅非常出色，而且震撼人心。后面更是引人入胜。

    在当前两位数的失业率时代，我们中许多人正在找工作，或者是帮助朋友或同事寻找工作机会。在你写完求职信后，做点其他事情打打岔，然后再回头重新检查。想象一下，假如你是招聘经理，刚在桌上或收件箱里看到这封信，是否第一眼就被吸引住。

    我看到的信通常都只与申请人有关。“我在最喜欢的招聘网站上看到你们的广告，我认为我非常合适…”想想你在给谁写信，你如何才能让他/她对你产生深刻的第一印象。“（从职位描述来看）你们需要一名自我激励、做事主动的人，这与我想从产品销售转型到销售服务的愿望非常符合。”你写信时，关键要考虑到收件人的工作、工作重点及需求，要满足他的条件和要求。你的名字就在回执信封上，简历上，在求职信的最上方也有，所以一定不要以“我叫贝斯？琼斯（Beth Jones），我想……”开头。要考虑到读你信的人。

    每年，我们收到大量的商业信件和几千封电子邮件。这里第一印象很明显，就是标题行。暂时停止读这篇文章，马上去浏览你的收件箱。不要打开或回复邮件，看看到底有多少标题行能引起你的注意。我猜，10%都不到。更糟糕的是，从许多标题行里根本看不出邮件的主要内容。“昨天的后续工作”或者“项目的进展更新”根本不能引起我们的注意，也无法让我们大概了解邮件的内容。许许多多的管理者都使用黑莓手机或iPone阅读和回复邮件，因此我们写的每个字都必须有意义。

    要写一条有效的标题行，关键是最后写，也就是在点击发送键之前的那个时刻写，而不是在写邮件之前写。是的，我知道，这样你必须写完邮件后，再回到最顶部填上标题行。但是，只有那时你才真正知道邮件主体的内容。这也是让你再次确认收件人名单（不要太多，也不要太少）的绝好机会。

    每个星期，我们有几百次的机会给人留下第一印象。无论是面对几百号陌生人做正式演讲，或给心仪的公司写求职信，或给同事发封关于下周公司野餐的邮件，要考虑到第一印象，并真正把它当回事。