Email有风险，职场人需谨慎

　
    【职场案例】

　　密信变成公开信，很尴尬

　　近日，通讯公司的小张做了一件傻事：他把给同事Angel的密信，习惯性抄送给了其他部门的几个同事，自己却全然不知。几天后，他发现有些同事的态度变得十分奇怪，正纳闷着呢，Angel急急地告诉他，密信变成了公开信，居然还发给了不该发送的人。小张的心凉了半截，赶紧打开邮箱查看，果不其然：“这下我糗大了！特别是我在邮件里还提到了我俩的合作初步意见，其中部分事宜本该是私下统一口径的悄悄话”。

　　同样受邮件困扰的还有李艳。工作数年，自恃对Outlook很熟悉，所以当经理让她发合作协议样本给合作伙伴时有些大意了。“因为协议样本都是相同的，邮件的内容和措辞也都一样，所以发完几封邮件之后，我就把这个流程视为机械性操作，仅仅换了一下收件人就按了发送键。”而这一发送出去，她才猛然想起，由于直接拷贝了上一封邮件的内容，正文的抬头上赫然写着收件人的名字，这两人可是此次合作的竞争对手。发现这个无法改变的事实后，她吓出了一身冷汗，当场“石化”。果然几天后，老板的办公室被闹得鸡飞狗跳……李艳也因此差点丢了饭碗。

　　【指点迷津】

　　写邮件有风险，发邮件要谨慎

　　面对重要的电子邮件，职场人偶尔还是会“犯混”：发错人，抄送错人，忘记发送附件，漏了落款……但发出去的邮件就像泼出去的水，严重的错误甚至还会影响到工作。因此，牢记以下几条Email技巧，对职场人会有一些帮助。

　　1、及时回复邮件。收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是两小时之内。对于普通邮件，回复一般不要超过24小时。

　　2、如果在出差或休假，应该设定自动回复功能，内容为“本人在×月×日到×月×日休假，如有紧急事件可以联系公司某某某”。

　　3、在发送之前通读整封邮件，包括抬头、落款、收件人和抄送人等，更要避免拼写错误，建议使用拼写检查。

　　4、在正文中对重要内容作提示时，不要滥用字体、字号、颜色等，以免邮件过于花哨。

　　5、正文应简明扼要，如涉及事务很多，最好运用列表符号按序进行说明，方便对方阅读。

　　6、各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按收件人的所属部门排列，或是按收件人的职位等级排列。

　　7、如果邮件内容相同而要多次利用，不妨建立一个工作邮件模板，方便直接调用。

　　8、如果工作中经常要与固定族群有邮件来往，如同事、客户等，建议在Outlook新建栏里选择“通讯组列表”，将需要群发邮件的人员编成一个组，这样在发送邮件中就不会因为漏了谁而影响工作。

　　9、转发敏感或者机密的邮件时要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员。

　　10、发送邮件前，选择“将邮件保存到已发送邮件箱”，以便事后查询。

　　11、如果邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看附件。当邮件带有多个附件时，应在正文中对各个附件的内容作简要说明。附件数目不宜超过4个，如果附件数目较多时可打包压缩成一个文件，便于对方下载。

　　12、如附件是特殊格式的文件，应在正文中说明打开方式，以免影响收件人的使用。

　　13、由于不少企业对邮件的附件大小设限，因此附件总容量一般不宜超过3MB。如果附件容量过大，应分成几个小文件分别发送。

　　14、发送超大附件时，可以用网络硬盘、QQ等即时通讯工具在线发送。